Resumen Unidad 4.3

Trabajo Colaborativo
Este tipo de aplicativos permiten que varias personas trabajen sobre documentos que están creados y alojados en la web. De alguna manera estos aplicativos dieron origen a los wikis.  Son escritorios virtuales.

4.3.1 WORK. GROUPS  Claves para motivación empresarial

Un grupo de trabajo es un grupo ad hoc de expertos en la materia que trabajan juntos para alcanzar los objetivos especificados. Los grupos son específicos del dominio y se centran en la discusión o la actividad en torno a un área temática específica. El término puede referirse a veces a una colaboración interdisciplinaria de investigadores que trabajan en nuevas actividades que serían difíciles de sostener bajo mecanismos de financiamiento tradicionales (por ejemplo, agencias federales).

La vida útil de un grupo de trabajo puede durar entre algunos meses y varios años. Tales grupos tienen la tendencia a desarrollar una existencia cuasi permanente cuando se cumple la tarea asignada, por lo tanto la necesidad de disolver (o eliminar gradualmente) al grupo de trabajo cuando ha alcanzado su meta (s).

El desempeño de un grupo de trabajo se compone de los resultados individuales de todos sus miembros individuales. El rendimiento de un equipo está formado por resultados individuales y resultados colectivos. En las grandes organizaciones, los grupos de trabajo son frecuentes, y el enfoque siempre está en las metas individuales, el rendimiento y las responsabilidades. Los miembros del grupo de trabajo no se responsabilizan de otros resultados que no sean los suyos. Por otro lado, los equipos requieren una responsabilidad individual y mutua. Hay más intercambio de información, más discusiones de grupo y debates para llegar a una decisión de grupo

4.3.2 WOR FLOW  Consejos para simplificar flujo de trabajo

El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

4.3.3 GROUP WARE  Ejemplos de GroupWare

En su función más básica, las organizaciones establecen equipos tanto para responder a problemas que hayan ocurrido como para prevenir que en primer lugar ocurran. Carstensen y Schmidt (1993) exponen cuatro actividades generales que realizan los equipos: recomendar, hacer, inventar o poner en movimiento.

El término groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente.

La colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración.³ El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología.Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren típicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no perder de vista y entender los procesos en curso. Algunos autores definen groupware de manera poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en red y que permita que los individuos compartan datos puede caer en la categoría del groupware. Otros autores como Robert Johansen define groupware como "herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos.

4.3.4 OUTLOOK/ LOTUS NOTES Descarga de Lotus Notes

Outlook tiene una apariencia sencilla y se asemeja al diseño de Windows 8, de hecho la ‘interface’ imita al programa de escritorio Outlook.

Es un programa gratuito y se han eliminado todos los anuncios gráficos, mientras que su “hermano pequeño” Hotmail, era una auténtica ‘feria publicitaria’.  Microsoft afirma que no lee el correo de los usuarios para obtener información para luego comercializar a firmas comerciales, y que sus algoritmos publicitarios se basan, siempre, en información proporcionada por el usuario, de forma consciente (explicita). Según Microsoft un 58% de los usuarios de Gmail están en desacuerdo con esta medida de Google.

Sin abandonar la aplicación, permite conectarse con las redes sociales,Facebook, Twitter y Linkedin y operar en ellas (publicar mensajes, ver fotos y resto de funcionalidades). Además se puede chatear con contactos de Skype y Facebook. También se pueden visualizar, desde dentro de la herramienta, videos de Youtube.

Se puede utilizar Office gratis en la nube, a través de SkyDrive desde la bandeja de entrada. Además se pueden enviar archivos de hasta 300Mb. Esta funcionalidad permite, sin abandonar el navegador, visualizar ficheros de Excel, Word y PowerPoint.

A pesar de las mejoras realizadas por Google y sus equipos de interface de Gmail, una de las quejas fundamentales de miles de usuarios del correo electrónico Gmail es que el interface es ‘farragoso’ y no es intuitivo, un 67% según un estudio de Microsoft.  Prueba de ello es que varias empresas, como ActiveInbox, OtherInbox, Postbox u otras, vieron una oportunidad de negocio en este problema que Google no está siendo capaz de solucionar.

Por ello Microsoft, ha lanzado, dentro de Outlook.com, un servicio personal, con un nuevo diseño, con una experiencia limpia para el usuario y con herramientas eficaces e inteligentes.